Een goede archiefkast is iets moois. Het werkt, soepel en efficiënt, zodat u altijd en overal toegang heeft tot de gegevens die u nodig heeft. Een slechte archiefkast zal er echter waarschijnlijk toe leiden dat u rondrent als een kip zonder kop, omdat uw manager dat verkooprapport wil zien dat u zes maanden geleden al had geschreven en u zich niet kunt herinneren of u het onder verkoop, rapporten, of een andere rubriek had geplaatst die op dat moment verstandig leek. Maar wat onderscheidt een goede archiefkast van een slechte? De volgende kenmerken zijn een handig uitgangspunt.
Simpel
Het zou zo simpel moeten zijn dat een goed getrainde aap het kan gebruiken
Wat, ironisch genoeg, niet eenvoudig te bereiken is. En toch zou dit u uiteindelijke doel moeten zijn. Omdat gecompliceerde archiefsystemen er uiteindelijk toe leiden dat mensen bestanden in de onderste laden proppen en ze uiteindelijk kwijtraken. Zelfs de meest complexe verzameling gegevens kan worden gestroomlijnd tot een gelikt systeem als u in het begin voldoende tijd besteedt aan het nadenken en plannen. Sla deze etappe niet over!
Flexibel
Het moet net zo flexibel zijn als een yogaleraar met dubbele verbinding
Er is maar één constante, zeggen ze, en dat is verandering. Rigide dingen worstelen met verandering. Flexibele dingen vinden het gemakkelijker. Dat geldt voor alles, van mensen tot archiefkasten. Maar aangezien deze blogpost over de kenmerken van een archiefkast gaat, concentreer u zich daar gewoon op en zorg ervoor dat uw systeem zich kan aanpassen aan alles wat de toekomst brengt. Dit betekent waarschijnlijk dat u uw archiveringssysteem moet controleren, herzien en mogelijk moet aanpassen terwijl u doorgaat.
Toegankelijk
Het moet toegankelijk zijn voor iedereen die het nodig heeft, wanneer ze het nodig hebben. Dit betekent niet alleen dat u geen flipoverbord tegen de archiefkast moet leunen. Bedenk wie dit systeem gaat gebruiken. Zijn ze allemaal in hetzelfde kantoor gevestigd? Zo nee, hoe gaat u er dan bestanden bij krijgen? En het is niet alleen een kwestie van fysieke toegang. Mensen moeten het archiveringssysteem begrijpen, zodat ze snel en gemakkelijk kunnen bemachtigen wat ze nodig hebben – en, net zo belangrijk, het weer op de juiste plek kunnen terugzetten – en niet hoeven te wachten tot Sandra, het administratieve meisje, terug is van haar vakantie.
Compact
Het moet fysiek zo compact mogelijk zijn. Tenzij u toegang heeft tot eindeloze hoeveelheden gratis opslagruimte, zal een groot fysieke archiefkast u ontzettend veel huur kosten. Het minimaliseren van de hoeveelheid gedrukte papieren gegevens die u moet opslaan door te streven naar een papierloos kantoorsysteem, is verreweg de beste optie. Wees dan slim met hoe uw bestanden worden opgeslagen en gestapeld, denk aan het toegankelijkheidsprobleem waar we het zojuist over hadden.
Privacy veiligheid
Het moet veilig zijn voor elke denkbare dreiging, inclusief buitenaardse invasie
Uw documenten zijn dus perfect georganiseerd, geïndexeerd en opgeslagen, maar wat gebeurt er als er brand is? Of een overstroming? Of, inderdaad, een buitenaardse invasie? Papieren bestanden zijn bijzonder kwetsbaar om te worden vernietigd omdat ze behoorlijk dun zijn, als u erover nadenkt. Ook het feit dat ze in de fysieke wereld bestaan, betekent dat ze kunnen verdwalen of op de verkeerde plaats terecht kunnen komen en dat het dan een belangrijke missie wordt om ze te vinden.
